Concrétiser des idées c’est un peu comme semer une graine, il faut du temps pour que la plante se montre, la nature est un système efficient. Dans ce chapitre nous étudierons la méthode agile qui nous permettra de concrétiser nos idées.
Les entreprises savent aussi bien s’y prendre, elles mettent en oeuvre une grande quantité de moyens pour créer des systèmes (processus) afin de réaliser des activités de façon efficiente tel.
Le mot système vient du mot grec sustêma et signifie ensemble cohérent. Un système, est un ensemble d’opérations interconnectées, un flux avec des entrées et des sorties.
Un exemple : qui peut faire de meilleurs burgers que McDonald ? Tout le monde. Alors, pourquoi McDonald’s gagne plus d’argent que ceux qui savent faire ces meilleurs burgers ? Simplement parce que McDonald’s a un système (processus) beaucoup plus efficient pour vendre à un plus grand nombre.
En regardant votre travail ou votre organisation, vous constaterez qu’il existe dans votre système des contraintes, qui définissent votre performance. Réduisez la portée des contraintes pour augmenter la performance
de votre système.
Quand il s’agit d’explorer le nouveau, la contrainte majeure que les organisations vivent est souvent liée à la rigidité d’un système. Pour contrer ces contraintes, Dans ce chapitre, vous découvrirez une organisation d’équipe qui favorise les innovations. Cette méthode s’appelle Agile et qui vient du monde informatique, ce domaine étant contraint à devenir plus agile et plus rapide. Vous découvrirez cette façon d’organiser votre travail en vous inspirant de ce domaine. Le but n’est pas de copier-coller les outils d’un autre domaine mais s’en inspirer et adapter à votre contexte.
Il ne suffit pas d’organiser une équipe pour que les solutions se concrétisent. Vous devez trouver une technique pour l’organisation personnelle – appelée Pomodoro. Vous découvrirez un outil simple que vous pourrez utiliser pour vous focaliser.
L’organisation d’équipe : les méthodes Agiles
Les méthodes Agiles sont un groupe de pratiques de pilotage et de réalisation de projets.
Apparues tout d’abord dans le domaine du développement en informatique (la conception de logiciels), le champ d’application s’est élargi depuis. Ces méthodes, qui ne sont pas liées à une technologie particulière, sont désormais utilisées dans le développement de processus ou le design de produits.
Un texte fondateur est le Manifeste Agile, rédigé en 2001, par des développeurs pratiquant diverses méthodes de gestion de projet comme Extreme Programming ou Scrum.
Ce manifeste consacre le terme d’« Agile » pour référencer ces diverses méthodes, qui partagent de nombreux points communs. Le terme implique qu’elles sont plus souples et plus réactives que les modèles traditionnels, hérités de grandes entreprises s’adaptant difficilement au changement.
Le manifeste énonce quatre principes fondamentaux:
- Des individus et interactions, plutôt que des processus et outils.
- Des produits fonctionnels, plutôt qu’une documentation complète.
- La collaboration avec le client, plutôt que la négociation des contrats.
- Réagir au changement, plutôt que de suivre un plan.
Ces points démontrent que les méthodes Agiles proposent avant tout un nouvel état d’esprit, une nouvelle philosophie du travail qui passe par une redéfinition des priorités.
Ces principes rendent les méthodes Agiles particulièrement adaptées pour la gestion de projets novateurs, portés par de petites équipes motivées et autonomes, cherchant à obtenir des résultats rapidement, tout en ayant une vision de continuité.
Spécificités
Pour rendre cela plus concret, vous allez découvrir comment fonctionne dans la pratique l’une de ces méthodes Agiles. Vous ne trouverez pas une explication sur l’ensemble de la méthode, ce qui remplirait un autre livre, mais des éléments-clés, afin d’illustrer comment le travail au quotidien est modifié par l’Agile. Cela vous aidera à évaluer l’intérêt d’une telle méthode pour la réalisation de votre projet.
Le tableau de bord
Le tableau de bord est un élément central. C’est un document évolutif qui précise les tâches à accomplir dans un laps de temps donné. Il est souvent visualisé dans l’espace de travail sur un grand tableau (un whiteboard), accessible à tous. Le fait de disposer sur un tableau physique permet à chacun de visualiser les avancements, et permet de réorganiser les priorités à tout moment.
Le sprint
Dans le domaine du développement logiciel, la pratique du code sprint a émergé dans les années 2000, et a connu un grand engouement dans la communauté du logiciel libre. Cette pratique consiste à rassembler une équipe de développeurs (qui sont habituellement dispersés géographiquement) pendant un laps de temps restreint pour un travail collaboratif intense, ce qui permet de faire progresser un projet de manière significative. Parmi les autres dérivés de cette pratique figure le Design Sprint. Le Sprint constitue un cycle de travail d’une durée choisie par l’équipe, allant d’une à quatre semaines. C’est une unité de travail régulière et récurrente, qui permet une progression itérative, et inclut des étapes de feedback et d’auto-analyse qui facilitent le bon pilotage du projet.
Le sprint s’insère dans un cycle d’une durée plus longue, nommée release, qui englobe généralement quatre ou cinq Sprints (donc de 1 à 4 mois). La release permet une vision plus large, et vous aide à garder à l’esprit les objectifs à long terme du projet.
La séance de quinze minutes
L’équipe se réunit chaque matin pendant un temps strictement limité à 15 minutes, pour faire le point sur les tâches en cours. C’est indispensable pour une bonne collaboration, et valorise la communication directe. La réunion se fait généralement debout, ce qui incite à ne pas perdre de temps. Les participants au meeting répondent aux trois questions suivantes:
- Qu’avez-vous fait hier ?
- Que ferez-vous aujourd’hui ?
- Quels sont les obstacles que vous rencontrez ?
En se concentrant sur ces trois points, chacun peut se faire une bonne idée de l’avancement global du projet.
La rétrospective
La rétrospective est un événement-clé qui marque la fin d’une phase de travail. C’est une réunion qui se déroule à la fin d’un Sprint, et permet l’amélioration des processus. L’analyse des dysfonctionnements permettra d’éviter ceux-ci pendant le prochain cycle.
Des équipes sans chef
Ce modèle d’organisation destitue le chef de projet, et donne une grande responsabilité à l’équipe qui est auto-organisée. Le processus définit deux rôles particuliers: le Product Owner (propriétaire du produit), qui est la personne veillant au respect de la vision du produit, et qui va viser à maximiser sa valeur. Enfin, le Scrum Master est responsable du déroulement du processus de travail, et veille à la bonne dynamique de l’équipe – c’est le facilitateur.
Le travail en binôme
Le travail en binôme est une technique typique des méthodes de travail Agiles. Elle consiste à faire travailler deux coéquipiers sur une même tâche, et même à se partager un ordinateur: l’un exécute, l’autre observe, pilote et commente. Les rôles sont fréquemment intervertis. L’intérêt de cette méthode est d’améliorer la qualité du travail fourni, tout en permettant la transmission de connaissances au sein de l’équipe. Lorsqu’on est confronté à un problème complexe, le fait de débattre de la meilleure façon de le résoudre va conduire à des choix plus pertinents. La communication et la transparence, valeurs essentielles du processus Agile, sont également favorisés par cette méthode.
Dangers de la méthodologie Agile mal comprise
La méthode Agile fait l’objet d’un phénomène de mode, il existe un risque en adoptant ces techniques à la manière d’un culte du cargo – par exemple, en adoptant les séances de quinze minutes à la manière d’un rituel, mais sans réelle collaboration au sein de l’équipe.
Les concepts essentiels de la méthode Agile sont la communication et la collaboration. Les membres de l’équipe doivent bien comprendre la valeur et le sens des règles, avant de pouvoir les appliquer dans leur travail.
La technique Pomodoro
Taktzeit (Takt time) désigne un terme allemand de rythme de production, utilisé dans l’ingénierie. Ce mot est emprunté au langage de la musique pour désigner le tempo, la cadence. C’est un outil pour synchroniser la demande des clients et la production des biens. Il favorise la création d’un rythme idéal.
Se donner un rythme est aussi central dans le développement d’un projet. Durant l’écriture de sa thèse, l’italien Francesco Cirillo a constaté que la concentration décroît fortement après 30 minutes. Ainsi, il inventa la technique Pomodoro. Le nom fait référence à un minuteur de cuisine en forme de tomate, qui est l’outil utilisé initialement pour mettre au point cette technique.
A la différence des méthodes Agile qui concernent la coopération au sein d’une équipes, la technique Pomodoro vise à améliorer la productivité personnelle.
Le principe consiste à définir une unité de temps, relativement courte, nommée Pomodoro, d’une durée de 25 minutes. Travailler pendant ce temps puis faire une pause de cinq minutes.
Cette subdivision du temps permet de mieux quantifier le travail, tout en le morcelant sous forme d’actions concrètes clairement identifiées. La méthode permet également d’avoir une trace visuelle des activités d’une journée, ce qui facilite l’analyse et l’auto-amélioration. La faculté de diviser une tâche complexe en pièces distinctes permet d’améliorer votre gestion du temps, votre capacité à estimer la durée d’un projet et enfin votre tempo dans le travail.
Il existe un grand nombre d’applications de bureau et mobiles basées sur cette méthode, permettant de simuler la minuterie: Clockwork tomate, Pomodorium, KanbanFlow, Tomighty, Tomato Timer, PomoDone…
Cependant, l’utilisation d’un simple minuteur de cuisine mécanique reste sans doute la meilleure façon d’appliquer la méthode Pomodoro.
Conclusion
Dans ce chapitre, nous avons parcourus les différentes techniques qui visent à se donner un cadre de travail. Nous avons fait connaissance avec l’ensemble de méthodes dites Agile, les différentes spécificités telles que le terme de Sprint, et l’outil individuel que constitue la technique Pomodoro.
Dans le chapitre suivant, nous illustrerons tous les propos présentés dans cet ouvrage avec un cas concret : la création de l’espace de Coworking Neuchâtel (Suisse).