Apprendre à ne pas gaspiller une seule minute de votre temps est le meilleur investissement que vous pouvez faire. Mais il est impossible de stocker ou mettre en réserve le temps. Le grand défi n’est pas uniquement de trouver des idées mais c’est de planifier la réalisation de ces idées, puisque la valeur est crée lors de l’implémentation des solutions.
La difficulté quand nous essayons de réaliser une chose que nous n’avons encore jamais faite, c’est qu’il n’y pas de planification existante, pas de modèle ou de template. Pas de projet précédent. Tout est nouveau. Tout est à concevoir. C’est souvent dans ce genre de situations que nous entendons certains dire “cela ne fonctionnera jamais dans le monde réel…” En regardant la télévision, en lisant les journaux, il peut sembler que le monde est cruel, que les plans nobles échouent tout le temps. N’écoutez pas ces avis négatifs, le monde est ce que vous souhaitez en faire. Planifiez votre monde.
Dans ce chapitre, vous découvrirez les outils de planification par scénario, idéal pour des sujets nouveaux et qui comportent des aléas. Ensuite, vous pourrez plonger dans la planification mensuelle, hebdomadaire et journalière.
Vous pensez peut-être que la planification n’a pas de lien avec l’innovation, pourtant c’est fortement relié. Si votre planification est bien faite, vous pouvez réaliser mieux, en moins de temps votre solution et aller sur le marché au bon moment.
Scénario en trois actes
À travers le temps, différentes approches de planification comme Gantt ou PERTT ont été développées. Il est souvent difficile de planifier longtemps à l’avance – c’est pourquoi la planification par scénario est plus efficace pour des sujets qui comportent un grand nombre d’éléments nouveaux et inconnus.
La planification par scénario est une approche prospective (qui consiste à imaginer le futur possible). Commencez par planifier des scénarios qui permettent de visualiser le déroulement du projet. Posez-vous les questions suivantes :
- Que se passerait-il si nous n’arrivons pas à terminer ce projet ? Et si cela ne fonctionnait pas ? Quels sont les potentiels freins ?
- À quoi devrait ressembler le résultat idéal ? Et si l’on y arrive, que se passera-t-il ?
Le fait d’avoir envisagé le pire vous permet d’une part, de passer en revue les facteurs à considérer dans votre projet et d’autre part, de découvrir que souvent les grandes peurs sont irrationnelles et excessives. Et le fait de visualiser l’idéal vous permet de ressentir le résultat final, d’avoir une vue plus claire de ce que vous souhaitez, de le désirer davantage et finalement d’être encore plus motivé pour y parvenir, afin de pouvoir aussi motiver les autres.
Ensuite, un peu comme au théâtre, traduisez votre scénario en 3 actes :
Commencez par compléter la fin. Ce sont les buts à atteindre, les délivrables, le résultat idéal. Comme disent les anglo-saxons: less is more. Faites en sorte que vos buts soient utiles, nécessaires et suffisants.
Ensuite, le début. Ce sont les premières étapes à partir de la situation actuelle. Décrivez les trois premières tâches et leur déroulement.
Et enfin, le milieu. Ce sont les actions et moyens à mettre en oeuvre pour arriver à la finalité. Les solutions imaginées, évaluées et décidées dans le chapitre précédent. C’est la partie où se situent les tâches difficiles et souvent longues, mais qui apporte de la valeur dans votre projet.
Peu importe s’il s’agit de créer une nouvelle entreprise, un nouveau produit ou service ou une nouvelle façon de travailler, pour atteindre votre but vous devez créer une chaîne d’actions cohérente. Pour y parvenir, utilisez la méthode des cinq comment.
Cinq «comment»
Pour planifier des tâches de façon harmonieuse, vous pouvez stimuler votre cerveau avec une méthode simple : une fois que vous avez défini ce que vous souhaitez accomplir, posez-vous la question : comment faire ? Une fois que vous avez la réponse à cette première question, posez-vous à nouveau la question comment faire ? à votre réponse, et ainsi de suite.
La méthode des cinq comment est un outil simple qui permet de connecter les buts à des actions physiques avec une chaîne de tâches complète.
Durant cette simulation, vous pouvez également découvrir plusieurs alternatives de chemin.
La temporalité étant inconnue – car il n’existe pas d’expérience précédente-, définissez un premier cycle de 3 semaines si cela vous semble plutôt facile et 3 mois si votre projet semble plus compliqué. La raison : il est plus facile pour notre esprit de se projeter pour une périodicité courte ou moyenne. Ainsi, il sera plus facile pour vous et votre équipe de de créer une chaîne de tâches à réaliser.
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Planifiez le jour
Au 19ème siècle Frederick Winslow Taylor inventa l’organisation scientifique du travail – le taylorisme. Avec différentes méthodes de chronométrage, le but était de définir clairement le temps que l’opérateur passe à chaque tâche. Cette approche n’est pas utile dans sa forme initiale et rigide. Et le but n’est pas de revivre les les Temps Modernes. mais en définissant vos zones de productivité personnelles et en planifiant une architecture d’une journée type, vous pourrez réaliser votre travail avec encore plus d’efficacité. Voici un exemple d’une journée :
Comprendre sa journée pour mieux planifier
La zone de productivité varie selon les personnes, l’environnement et le contenu du travail à réaliser. Concernant le contenu du travail, avez-vous déjà remarqué que certains moments paraissent éternels comme par exemple, chez le dentiste, ou très courts, comme par exemple, un moment de convivialité entre amis. Selon le type d’action, le vécu va varier.
Il est important que vous différenciez le temps opérationnel (temps pour agir) et le temps de mise en train (temps pour réfléchir). Dans l’industrie, les opérateurs qui règlent une machine ont besoin d’une période pour préparer le travail, les outils, programmer la machine, etc. Dès que la machine est lancée, le temps de production est souvent prévisible – contrairement au temps de mise en train. C’est similaire avec le temps dont les humains ont besoin pour la création. Typiquement, une phase de conception, d’imagination ou d’analyse nécessite un temps différent. Ces activités ont besoin d’un temps d’arrêt ou une période off. Dans votre planification, tenez compte de ces aspects. Pour des activités de réflexion, d’analyse, prenez plus de marge. Et pour des activités de production, souvent répétitives, soyez ferme et laissez peu de marge. Vous risquez ainsi de faire des miracles.
Pour détecter ces deux types de temps durant vos journées, vous pouvez observer vos activités avec des logiciels comme RescueTime ou prendre des notes dans votre agenda personnel. Généralement, gardez à l’esprit que les activités hautement stratégiques ou qui nécessitent une concentration intense s’exécutent mieux le matin. Car la phase de productivité la plus intense se trouve souvent au début de la journée.
Si votre activité est davantage manuelle, notez toutes les tâches que vous réalisez, et les durées des tâches. De cette façon, vous pourrez observer les types de tâches (mise en train vs. opérationnelle), les interruptions durant votre journée, les zones de productivité, etc.
A la fin de la journée, prévoyez 30 minutes pour faire un résumé de la journée passée en répondant aux questions suivantes : Qu’ai-je appris aujourd’hui ? Qu’ai-je fait aujourd’hui qui m’a permis d’améliorer ma performance ?
Enfin, planifiez la journée suivante en 2 catégories d’activités :
- 1 à 3 grandes actions (qui nécessitent plus de 25 minutes)
- 10 petites actions (moins de 25 minutes) planifier
Quatre façons d’agir
Vous êtes sur le point de passer à l’implémentation. Quand il s’agit de concrétiser de nouvelles idées, vous pensez peut-être qu’il faut absolument toujours agir pour tenter d’obtenir un résultat rapide. Or ce qui est primordial c’est comprendre les 4 façons de réaliser une action :
- Ne pas faire = Éliminer l’action : éliminez tout ce qui semble sans importance ou inutile. Il vous sera possible de détecter les tâches à éliminer quand elles sont abandonnées depuis longtemps dans votre To Do List.
- Laisser faire = Déplacer l’action : gardez les tâches non-critiques pour un autre moment. Peux-être à force de les déplacer, vous finirez par les éliminer.
- Faire faire = Déléguer l’action : la majorité des tâches peuvent être faites tout aussi bien par une autre personne, déléguez-les.
- Faire = Réaliser l’action : il ne vous reste qu’une liste d’actions restreintes et importantes à concrétiser que seul vous pouvez réaliser, faites-les. planifier
Conclusion
Dans ce chapitre, nous avons mis l’accent sur la planification et la manière de l’aborder. Vous avez également vu comment planifier par scénario, par mois, par semaine et par jour. Enfin, vous avez été incités à observer le déroulement de vos journées pour améliorer votre productivité personnelle.
Dans le chapitre suivant, vous apprendrez comment implémenter des idées de façon flexible, tout en gardant une structure. Vous découvrirez comment gérer votre activité avec la méthode Agile. Enfin, vous pourrez améliorer votre efficacité au quotidien avec la technique Pomodoro.